Vertrieb scheitert selten am Verkaufen, sondern an Prozessen!

Arno: Gerhard, wir haben schon oft über Markenauftritt, Positionierung geplaudert.

Heute geht's um ein Vertriebsthema.

Was passiert eigentlich mit Kontakten, nachdem sie nun mal da sind? 

Ob auf der Messe, am Telefon oder per E-Mail – viele Chancen geh‘n verloren, nur weil nicht strukturiert nachgefasst wird.

Oder?

 

Gerhard: Arno, du sprichst mir aus der Seele!

Stell dir vor: Du stehst auf der Messe, hast tolle Gespräche, sammelt Kontakte und Visitenkarten – und dann?

Dann landen die Infos im besten Fall in einer Schublade, im schlimmsten Fall im Nirwana.

Dabei ist doch klar: Ein Kontakt ist wie eine frische Pflanze.

Wenn du ihn nicht gießt, geht er ein.

 

1. Der erste Schritt: Sauber erfassen – aber wie?

 

Arno: Viele Familienunternehmen oder Handwerksbetriebe haben immer wieder das gleiche Problem:

Auf der Messe oder im Gespräch werden Kontakte gesammelt wie warme Semmeln, aber dann?

Wer notiert was?

Wer ist zuständig?

Und vor allem: Wie stellen wir sicher, dass nix verloren geht?

 

Gerhard: Genau da liegt der Hund begraben.

Ohne klare Struktur und ein einfaches System verlieren wir wertvolle Informationen.

Denn: Wenn ich nicht weiß, was ich aufschreiben soll, kann ich später auch nicht professionell nachfassen!

 

Mein Tipp: Ein vorbereitetes einfaches Formular – digital oder auf Papier.

Darauf gehören nicht nur die Kundendaten, sondern auch:

 

• Wofür interessiert sich der Kunde? (z. B. „besonderer Stauraum für die Küche“)
• Wer entscheidet wirklich? (Senior oder Junior? Ehepaar? Einzelperson?)
• Bis wann braucht der Kunde eine Lösung? (Projektzeitraum!)
• Was wurde versprochen? (Unterlagen, Rückruf, Angebot)
• Vereinbarter nächster Schritt

Arno: Und jetzt kommt die Marke ins Spiel:

Wenn jeder im Team – ob Chef, Verkäufer oder Innendienst – gleich berät, gleich dokumentiert und gleich spricht,

baut sich Wirkung auf - das Unternehmen positioniert sich.

Der Kunde merkt: „Die haben mich verstanden und sich gemerkt, was mir wichtig ist!“

So wird Beziehung und Emotion aufgebaut - der Ruf des Unternehmens gestärkt – was ja nix anderes ist als die Marke.

 

2. Der zweite Schritt: Schnell reagieren – aber richtig!

 

Gerhard: Die goldene Regel: Innerhalb von 48 Stunden nachfassen. 

Warum? Weil der Kunde sprichwörtlich noch „warm“ ist.

Erinnert ihr euch an die coole Landingpage und das Unternehmen hat erst nach zwei Wochen geantwortet?

Da ist der Kunde schon längst woanders. Und: Schnelligkeit ist keine Hektik. Schnelligkeit ist Respekt.

 

Arno: Ganz wichtig: Persönlich sein! Kein standardisiertes „Danke für Ihren Besuch“,

sondern: „Herr Müller, Sie haben sich für unsere besondere Lösung von X oder y interessiert,

hier wie versprochen die Infos dazu.

Wann passt ein kurzes Gespräch, um Ihre Fragen zu klären?

Ansonsten melde mich bei ihnen am_________“

 

Gerhard: Das zeigt: Wir haben zugehört.

Wir nehmen den Kunden ernst. Und genau das stärkt die Marke.

 

3. Der dritte Schritt: Verantwortung klären – wer macht was?

 

Arno: In vielen Betrieben weiß nur einer, wer was wann versprochen hat.

Problem: Wenn der krank ist oder im Urlaub, ist das Wissen weg. Lösung ist eigentlich easy cheesy:

 

Klare Zuständigkeiten: 

• Wer ruft an?
• Wer schickt die Unterlagen?
• Wer kontrolliert?

 

Einfache Tools: Ob Excel, CRM oder handschriftliche Notizen – Hauptsache, es ist für alle zugänglich.

Nachfassen einplanen: Nicht nur einmal, sondern regelmäßig – auch wenn das Projekt erst in sechs Monaten startet.

 

Gerhard: Und wenn der Kunde zeitlich noch nicht bereit ist? 

Bleibt dran! 

Schickt zwischendurch nützliche Infos (z. B. Referenzprojekte) oder ladet ihn zum Newsletter ein.

So bleibt ihr im Kopf.

 

4. Der vierte Schritt: Einfach anfangen – ohne Perfektionismus!

 

Arno: Viele scheuen den Aufwand. Aber es muss nicht kompliziert sein! 

Ein einfaches Word-Formular oder eine Excel-Liste reichen als Start. 

Wichtig ist: Anfangen und dranbleiben.

 

Gerhard: Ich erinnere mich an einen Handwerksbetrieb, der mit einem vorgedruckten Messen-Formular gestartet ist.

Die Mitarbeiter haben es ausgefüllt, die Infos kamen täglich in den Innendienst – und plötzlich ging nichts mehr verloren.

 

Arno: Und wer sagt, dass Digitalisierung kompliziert sein muss?

Es gibt heute Tools, die Handschrift oder Diktate in Notizen umwandeln und Systeme,

die Kontaktdaten automatisch ergänzen und weiter ausführen.

 

Fazit: Beziehungsmanagement ist Chefsache – aber kein Hexenwerk

 

• Erfassen: Klare Formulare nutzen (digital oder analog).
• Reagieren: Innerhalb von 48 Stunden persönlich nachfassen.
• Verantwortung: Jeder im Team weiß, was zu tun ist.
• Dranbleiben: Auch langfristige Kontakte pflegen.

 

Gerhard: Am Ende geht es nicht um teure Systeme, sondern um Konsistenz und Wertschätzung.

Wenn der Kunde spürt: „Die kennen mich, die verstehen mein Anliegen“, dann habt ihr gewonnen.

 

Arno: Und das Beste? Ihr könnt sofort starten. 

Nehmt euch heute 30 Minuten Zeit, erstellt ein einfaches Formular – und fangt an, Chancen zu nutzen, statt sie zu verpassen.

 

Ihr wollt wissen, wie ihr das in eurem Betrieb umsetzt?

Wir helfen euch gerne – mit einfachen Lösungen, die funktionieren! 😊

Schöne Grüß‘ vom Ausserhuber & vom Hochsteiner